Patricia Artea: “Los autónomos y empresarios tienden a querer hacerlo todo por ahorrar, pero deben dedicarse a lo que realmente mantiene su negocio y, además, evitar sanciones”
Las PYMES, las microempresas y los autónomos son el 99,88% del tejido productivo español, pero no todas tienen la capacidad económica o los conocimientos para realizar la labor administrativa que la buena marcha de la empresa necesita. La digitalización y el teletrabajo impulsados por la pandemia han permitido que surjan iniciativas como Patricia Artea con su empresa Patricia Art Consulting, que ofrece soluciones telemáticas para facilitar el complejo día a día de los emprendedores.
¿Cómo empezó la idea de encargarse de la administración para otras entidades?
Lo hicimos porque estábamos con el covid. Se estaba teletrabajando y no todas las empresas podían pagar a un administrativo. Hacerlo freelance permitía a las empresas que el coste no fuera tan alto. Toda la gestión es online y de esta manera no tienen que pagar pagas extra, ni seguros sociales, ni preocuparse si se va de vacaciones el trabajador. Solo tiene que pagar una cuota mensual y nosotros siempre estamos operativos. Empezamos así el año pasado, pero vamos aumentando los servicios según las necesidades.
Uno de los servicios que habéis añadido con más éxito es la gestión de licitaciones. ¿Cómo ayudáis al empresario en este campo?
Sí, en el tema administrativo llevamos muchas licitaciones y las plataformas de subcontratación. Ahora para trabajar con Tragsa, por ejemplo, o con otro tipo de empresas que son nacionales, le piden meter una documentación en la plataforma que no todos los autónomos saben rellenar, ni qué documentación necesitan. En el caso de las licitaciones, trabajamos con una empresa exclusiva de cada sector, para evitar conflictos de intereses.
También podéis gestionar recursos humanos externalizados. ¿Qué implica esto para vuestro cliente?
Llevamos a un equipo entero de trabajadores si es necesario. Aquí en Ceuta la empresa más grande a la que se la llevo son ciento y pico trabajadores. Nosotros tenemos la responsabilidad de todo. Lo bonito de contratar, pero también lo feo de despedir, de sancionar o lo que venga.
El término consulting puede dar lugar a confusión con otro tipo de empresa. ¿Qué es lo que no hace Patricia Art Consulting?
No somos una gestoría. Se confunde mucho pero no llevamos la parte fiscal ni laboral. Nosotros no llevamos la contabilidad, sino que somos los intermediarios entre el autónomo y la gestoría. Es el administrativo el que hace seguimiento de facturas que hay que pagar o cobrar. La parte fea de los papeles que no quiere nadie.
¿Cuál es el error más común que veis en los empresarios?
Los autónomos quieren hacerlo todo, pero si eres un constructor, por ejemplo, además de tu trabajo tienes que estar pendiente de hacer la factura, de llevar el tema de prevención, de atender llamadas… Algo se te tiene que escapar por algún lado. Normalmente intentan hacerlo todo por ahorrar dinero pero, a la larga, si viene una inspección y no tienes contratada la prevención, no tienes la titulación adecuada, no sabes dónde están las nóminas o las facturas están todas liadas… Luego vienen las sanciones. Nosotros lo tenemos digitalizado o, si lo traen en documentación, lo tenemos todo en su carpeta.
Otra de las cosas que cuesta mantener al día son las llamadas y mensajes mientras uno está trabajando. ¿Cómo funciona la secretaría virtual?
Si un cliente, por su tipo de trabajo, está todo el día en la calle y además tiene que hacer las facturas, cobrar a los clientes, estar pendiente de los proveedores y cogiendo llamadas, es probable que no pueda contestar y pasen al siguiente. Nosotros tenemos desviado el número, cogemos la llamada, tomamos nota y pasamos el recado por correo, por whatsapp o como mejor le convenga. Así, si el cliente está reunido u ocupado, no pierde trabajo por no atender llamadas.
¿Cómo es el proceso con cada cliente?
Normalmente ya saben lo que quieren cuando vienen. Saben lo que hago y vienen a que haga algo en concreto. A lo mejor no saben pedir un permiso o no están al día de cada trámite. Muchos se pierden con la factura electrónica, que es para trabajar con el Ayuntamiento o con el Estado. Hay que meter unos códigos y cambian. En el trámite informático hay mucha gente perdidísima. Antes entregabas la factura y podías tardar 8 años en cobrarla porque no se sabía dónde estaba. Ahora con eso sabes en todo momento en qué departamento está. Es mejor para el cliente, pero cada organismo tiene unos códigos y tienes que saber dónde buscarlos y si no lo has hecho bien te lo devuelven y tienes que volver a empezar. No lo ponen fácil y hay que saber un poco de todo. Y si algo me pilla de sorpresa, lo busco y mañana lo sé. De momento todo lo que nos han pedido lo hemos podido hacer en el día o al día siguiente.
Con la digitalización de la administración pública también es fundamental el certificado digital, para lo que vosotros sois PVP. ¿Qué significa eso?
Somos punto de PVP, es decir, Punto de Verificación Presencial. Esto quiere decir que podemos pedir el certificado digital para alguien sin tener que pasar por la Seguridad Social. Aquí en Ceuta creo que solo está la Cámara de Comercio, además de nosotros, como punto PVP. La Seguridad Social o Hacienda te tiene que dar una cita para hacer el trámite pero a lo mejor te urge, pues nosotros como PVP lo podemos hacer en 24 horas. Hoy en día el certificado digital vale para prácticamente todo. Ahora mismo muchos lo están usando para la cartilla de vacunación pero se puede sacar cualquier tipo de documento, de información, ver si tienes sanciones o multas, dar de alta trabajadores, etc. Es toda tu vida en digital.
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